Evaluación de los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información / Evaluation of the information organization, representation and storage processes

Introducción: el Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos se ha propuesto el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad total, que le permita la evaluación y certificación de la calidad de sus servicios. Se hace entonces imperativo para esta organización el diagnóstico de su desempeño, identificar fortalezas y debilidades, así como implementar acciones en aquellos procesos susceptibles a mejoras. Objetivo: evaluar los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). Métodos: se analizó la variable organización, representación y almacenamiento de la información, incluida en el Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba; para lo cual se evaluó el comportamiento de ocho indicadores. Resultados: dos indicadores fueron evaluados de excelente, uno de regular y cinco recibieron evaluación de mal. Estos últimos fueron: normalización de la descripción bibliográfica, sistemas de lenguajes para la descripción de contenidos, tiempo para el procesamiento de los documentos, utilización de software para la ejecución de los procesos técnicos y representación de la información a través de catálogos. En general, la variable estudiada fue evaluada de mal. Concluciones: la falta de capacitación de los recursos humanos de la organización en las actividades propias de la representación y organización de la información, resulta ser el factor determinante en los resultados alcanzados por el CEDIMED en esta variable(AU)

Introduction: the Center for Study, Documentation and Information of Drugs has set out to develop and implement an overall quality management system that allows the evaluation and certification of the quality of its services. It was then imperative for this organization to make a diagnosis of its performance, to identify strengths and weaknesses and to carry out actions in those processes that may be upgraded. Objective: to evaluate the processes of information organization, representation and storage in the Center of Study, Documentation and Information of Drugs (CEDIMED). Methods: the variable called information organization, representation and storage included in the Integrated Model for Auditing Information Organizations in Cuba was analyzed on the basis of the behavior of eight indicators. Results: two indicators were rated as excellent, one as regular and five as unsatisfactory. The latter were standardization of bibliographic description, language systems for content descriptions, time elapsed for document processing, use of software for technical processes and representation of information through the catalogues. The general evaluation of this variable was unsatisfactory. Conclusions: the lack of training of human resources in the center in terms of information representation and organization activities was the key factor for the results achieved in this specific variable by CEDIMED(AU)

Evaluación de los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información / Evaluation of the information organization, representation and storage processes

INTRODUCCIÓN: el Centro de Estudios, Documentación e Información de Medicamentos se ha propuesto el desarrollo e implementación de un sistema de gestión de la calidad total, que le permita la evaluación y certificación de la calidad de sus servicios. Se hace entonces imperativo para esta organización el diagnóstico de su desempeño, identificar fortalezas y debilidades, así como implementar acciones en aquellos procesos susceptibles a mejoras. OBJETIVO: evaluar los procesos de organización, representación y almacenamiento de la información en el Centro de Estudio, Documentación e Información de Medicamentos (CEDIMED). MÉTODOS: se analizó la variable organización, representación y almacenamiento de la información, incluida en el Modelo Integral para Auditar Organizaciones de Información en Cuba; para lo cual se evaluó el comportamiento de ocho indicadores. RESULTADOS: dos indicadores fueron evaluados de excelente, uno de regular y cinco recibieron evaluación de mal. Estos últimos fueron: normalización de la descripción bibliográfica, sistemas de lenguajes para la descripción de contenidos, tiempo para el procesamiento de los documentos, utilización de software para la ejecución de los procesos técnicos y representación de la información a través de catálogos. En general, la variable estudiada fue evaluada de mal. CONCLUCIONES: la falta de capacitación de los recursos humanos de la organización en las actividades propias de la representación y organización de la información, resulta ser el factor determinante en los resultados alcanzados por el CEDIMED en esta variable(AU)

INTRODUCTION: the Center for Study, Documentation and Information of Drugs has set out to develop and implement an overall quality management system that allows the evaluation and certification of the quality of its services. It was then imperative for this organization to make a diagnosis of its performance, to identify strengths and weaknesses and to carry out actions in those processes that may be upgraded. OBJECTIVE: to evaluate the processes of information organization, representation and storage in the Center of Study, Documentation and Information of Drugs (CEDIMED). METHODS: the variable called information organization, representation and storage included in the Integrated Model for Auditing Information Organizations in Cuba was analyzed on the basis of the behavior of eight indicators. RESULTS: two indicators were rated as excellent, one as regular and five as unsatisfactory. The latter were standardization of bibliographic description, language systems for content descriptions, time elapsed for document processing, use of software for technical processes and representation of information through the catalogues. The general evaluation of this variable was unsatisfactory. CONCLUSIONS: the lack of training of human resources in the center in terms of information representation and organization activities was the key factor for the results achieved in this specific variable by CEDIMED(AU)

Plan de acción para la preservación documental en la biblioteca del Policlínico Norte del municipio Florida, Camagüey / Action Plan for document preservation at the library of the North Polyclinic in Florida, Camaguey

Objetivo: elaborar un plan de acción que contribuya a la preservación documental en la biblioteca del Policlínico Norte, de Florida, en Camagüey. Métodos: se realizó un estudio de evaluación durante los meses de marzo a junio de 2012. Se aplicó el método de análisis documental a una muestra de 325 documentos monográficos, con el propósito de identificar el grado de deterioro físico de la colección. Resultados: la observación permitió diagnosticar las condiciones de almacenamiento. Se aplicó también una matriz DAFO como instrumento gerencial. El fondo bibliográfico mostró elevados niveles de deterioro. Las condiciones de almacenamiento no propiciaban la preservación documental. Conclusiones: Se constató el predominio de las debilidades sobre las fortalezas, así como de las amenazas sobre las oportunidades, lo que ubica a la unidad en el cuarto cuadrante de la matriz. De acuerdo con esto, se propone un conjunto de acciones que eviten el incremento del deterioro(AU)

Objective: to develop an action plan that contributes to the documentary preservation at the Library of North Polyclinic in Florida, Camagüey. Methods: an evaluation study was conducted from March to June 2012. The method of document analysis to a sample of 325 case records was applied in order to identify the degree of physical deterioration of the collection. The observation led to the diagnosis of storage conditions. A SWOT matrix was also applied as a management tool. Results: the bibliographic showed high levels of impairment. Storage conditions were not conducive to documentary preservation. The predominance of the weaknesses of the strengths was found, as well as threats of the opportunities, which placed the unit in the fourth quadrant of the matrix. Accordingly a set of actions that prevent increased deterioration is proposed. The bibliographic showed high levels of impairment. Storage conditions were not conducive to preservation documentary. Conclusions: the predominance of weaknesses over strengths was found, as well as threats over opportunities, which places this unit in the fourth quadrant of the matrix. Accordingly a set of preventing against increased deterioration is proposed(AU)

Plan de acción para la preservación documental en la biblioteca del Policlínico Norte del municipio Florida, Camagüey / Action Plan for document preservation at the library of the North Polyclinic in Florida, Camaguey

Objetivo: elaborar un plan de acción que contribuya a la preservación documental en la biblioteca del Policlínico Norte, de Florida, en Camagüey. Métodos: se realizó un estudio de evaluación durante los meses de marzo a junio de 2012. Se aplicó el método de análisis documental a una muestra de 325 documentos monográficos, con el propósito de identificar el grado de deterioro físico de la colección. Resultados: la observación permitió diagnosticar las condiciones de almacenamiento. Se aplicó también una matriz DAFO como instrumento gerencial. El fondo bibliográfico mostró elevados niveles de deterioro. Las condiciones de almacenamiento no propiciaban la preservación documental. Conclusiones: Se constató el predominio de las debilidades sobre las fortalezas, así como de las amenazas sobre las oportunidades, lo que ubica a la unidad en el cuarto cuadrante de la matriz. De acuerdo con esto, se propone un conjunto de acciones que eviten el incremento del deterioro

Objective: to develop an action plan that contributes to the documentary preservation at the Library of North Polyclinic in Florida, Camagüey. Methods: an evaluation study was conducted from March to June 2012. The method of document analysis to a sample of 325 case records was applied in order to identify the degree of physical deterioration of the collection. The observation led to the diagnosis of storage conditions. A SWOT matrix was also applied as a management tool. Results: the bibliographic showed high levels of impairment. Storage conditions were not conducive to documentary preservation. The predominance of the weaknesses of the strengths was found, as well as threats of the opportunities, which placed the unit in the fourth quadrant of the matrix. Accordingly a set of actions that prevent increased deterioration is proposed. The bibliographic showed high levels of impairment. Storage conditions were not conducive to preservation documentary. Conclusions: the predominance of weaknesses over strengths was found, as well as threats over opportunities, which places this unit in the fourth quadrant of the matrix. Accordingly a set of preventing against increased deterioration is proposed